Symud systemau etifeddol lluosog ym Mhrifysgol Cymru y Drindod Dewi Sant i System Rheoli Llyfrgell a Rennir WHELF

john dalling

 

Gyda diolch i John Dalling (Uwch Ymgynghorydd Adnoddau Dysgu, PCYDDS) ar gyfer y cyntaf o’n swyddi blog o garfan 2.

 

 

Ynglŷn â Phrifysgol Cymru y Drindod Dewi Sant

Sefydlwyd Prifysgol Cymru y Drindod Dewi Sant (PCYDDS) yn 2010 yn sgil uno Prifysgol Cymru Llanbedr Pont Steffan a Choleg Prifysgol y Drindod Caerfyrddin.  Daeth Prifysgol Fetropolitan Abertawe’n rhan o PCYDDS yn 2013.   Siarter Frenhinol y Brifysgol, a roddwyd ym 1828, yw’r hynaf yng Nghymru.

Mae gan PCYDDS oddeutu 10,000 o fyfyrwyr cyfwerth amser llawn.  Mae gan y Brifysgol lyfrgelloedd benthyca ar chwe champws gwahanol: Caerfyrddin, Llanbedr Pont Steffan ac, yn Abertawe, Campws Mount Pleasant, Campws Townhill, Campws Ysgol Fusnes Abertawe a Chanolfan Dynefor ar gyfer Celf, Dylunio a’r Cyfryngau.  Yn ogystal, mae Llyfrgell ac Archifau Roderic Bowen, ar gampws Llanbedr Pont Steffan, yn gartref i gasgliadau arbennig y Brifysgol, ac mae llyfrgell gyfeirio ar gampws rhyngwladol y Brifysgol yn Llundain.  Mae pob un o’r llyfrgelloedd hyn bellach wedi symud i System Rheoli Llyfrgell a Rennir WHELF.

Beth oedd eich system etifeddol a beth sydd gennych ar hyn o bryd?

Mae Adnoddau Llyfrgell a Dysgu PCYDDS wedi bod yn defnyddio nifer o systemau etifeddol sy’n dyddio o’r cyfnod cyn y broses uno ddiweddar.  Roedd campysau Caerfyrddin a Llanbedr Pont Steffan yn defnyddio System Rheoli Llyfrgell SirsiDynix Horizon ynghyd â phlatfform darganfod lleol WorldCat OCLC.  Roedd y llyfrgelloedd yn Abertawe’n defnyddio System Rheoli Llyfrgell Capital Alto a gwasanaeth darganfod Summon Serials Solutions.

Fel ym Mhrifysgol De Cymru, roedd cynnal systemau etifeddol ar wahân wedi creu problemau wrth ddarparu gwasanaeth llyfrgell unedig; a chyn rhoi System Rheoli Llyfrgell WHELF ar waith, roedd gennym nifer o ddulliau dros dro o ddarparu mynediad i lyfrgelloedd gwahanol, gan gynnwys ffurflenni ar wefan ein llyfrgell i alluogi myfyrwyr i ymaelodi â’r llyfrgelloedd y tu allan i’w campysau eu hunain.

uwtsd lmsDrwy Brosiect System Rheoli Llyfrgell WHELF, symudodd ein holl lyfrgelloedd i System Rheoli Llyfrgell Ex Libris Alma a’r platfform darganfod Primo ar 1 Mawrth 2016.  Rydym hefyd wedi cyfuno ein systemau dilysu, gan symud i weinydd EZProxy sengl newydd ar ein dyddiad lansio, ar ôl cynnal fersiynau gwahanol o EZProxy ar gampysau gwahanol.

 

 

Disgrifiwch eich proses weithredu

Ar ddechrau 2015, sefydlwyd Grŵp Prosiect System Rheoli Llyfrgell gennym i baratoi ar gyfer rhoi’r systemau newydd ar waith.  Yn dilyn y broses uno, roeddem yn teimlo ei bod yn bwysig cael gynrychiolaeth gyfartal gan ein campysau gwahanol ac roedd ein dau Bennaeth Adnoddau Llyfrgell a Dysgu, gan gynrychioli ein holl lyfrgelloedd campws, yn rhan o’n Grŵp Prosiect a oedd hefyd yn cynnwys uwch aelodau staff llyfrgell a chynrychiolydd TG.

Y tu allan i’r broses weithredu ffurfiol, gwnaethom waith baratoi ar ein data llyfryddiaethol, gyda phwyslais ar gywiro ein casgliadau o gyfresi, dileu cofnodion ar gyfer eitemau nad oedd gennym bellach, etc.  Buom hefyd yn ystyried lleihau’r gwahaniaethau yn ein data sy’n deillio o’n systemau etifeddol.

Buom yn dechrau rhoi Ex Libris ar waith ym mis Awst 2015 gyda hyfforddiant cychwynnol a thrafodaethau ynghylch ein ffurfwedd ddymunol. Yna buom yn cynnal dau brawf adalw data yn yr hydref a chymerodd staff ran mewn gweithdy hyfforddiant ar y safle ychydig cyn y Nadolig.  Yn dilyn hyfforddiant gweinyddwyr a’n hymarfer adalw data olaf ar ddechrau 2016, lansiwyd Alma a Primo, yn unol â’r amserlen, ar 1 Mawrth 2016.

Beth rydych chi wedi’i ddysgu o’r broses?

Mae’r cydweithio o fewn WHELF wedi bod yn hynod ddefnyddiol, wrth werthuso a dewis system addas ac wrth baratoi i’w rhoi ar waith.  Ym Mhrifysgol Cymru y Drindod Dewi Sant, roedd gennym y fantais o ddysgu gan gydweithwyr yn y garfan flaenorol – Abertawe, Aberystwyth, Prifysgol De Cymru a Llyfrgell Genedlaethol Cymru – yn bersonol drwy gyfarfodydd bach System Rheoli Llyfrgell WHELF a hefyd ar-lein drwy e-bost a Basecamp.  O ganlyniad i adborth WHELF, penderfynom estyn ein benthyciadau dros gyfnod hwy yn ystod yr wythnos lansio,  a gwnaethom fân newidiadau ffurfwedd i’n hysbysiadau e-bost awtomataidd i sicrhau cyfnod pontio mwy hwylus.

Mae’r broses weithredu wedi bod yn hynod ddwys, ar ôl symud o systemau etifeddol lluosog ac, ar ôl myfyrio ar y broses, credaf y byddai amser ychwanegol tua diwedd y prosiect wedi bod o gymorth; roeddem yn gwerthuso ein hail set o ddata prawf ac yn paratoi ar gyfer ein hymarfer adalw data olaf, gan ddilyn y cwrs hyfforddiant ardystio Alma ar yr un pryd.  Roeddem yn ddiolchgar i Ex Libris am gynnwys ail brawf adalw data a’n helpodd i nodi nifer o broblemau.

Beth yw’r manteision?

Mantais amlwg oedd y gallu i ddarparu System Rheoli Llyfrgell a gwasanaeth darganfod unedig ar draws pob un o’n campysau o’r dyddiad lansio.  O’r blaen, pe bai myfyrwyr am ddefnyddio llyfrgelloedd Abertawe a Chaerfyrddin neu Lanbedr Pont Steffan, byddai rhaid iddynt chwilio mewn dau gatalog gwahanol a llenwi ffurflen i gofrestru yn un o’r llyfrgelloedd.  Erbyn hyn, gall ein myfyrwyr chwilio’r catalog cyfan mewn un lleoliad a benthyca eitemau o unrhyw gampws.

Rydym wedi manteisio ar y nodwedd estyn cyfnod benthyca awtomataidd sydd yn Alma i lansio gwasanaeth gwell i fyfyrwyr a staff.  Os nad yw eitem wedi cael ei hadalw oherwydd cais gan ddefnyddiwr arall, caiff y cyfnod benthyca ei estyn yn awtomataidd am gyfnod penodol, gan leihau unrhyw ddirwyon diangen gyda’r nod o wella profiad y myfyrwyr.

Mae symud i system we sy’n seiliedig ar gwmwl yn caniatáu i ni gyrchu system rheoli llyfrgell Alma o unrhyw ddyfais sydd â chysylltiad â’r rhyngrwyd a phorwr gwe, heb osod unrhyw feddalwedd ychwanegol.  Mae wedi bod yn hynod fuddiol i staff sy’n gweithio ar draws campysau gwahanol ac ar ddyfeisiau gwahanol.  Yn y dyfodol, bydd hyn yn rhoi cyfle i ni ddatblygu gwasanaethau blaengar y tu allan i’r llyfrgell; ac efallai y bydd yn caniatáu i ni wella ein gweithdai hyfforddiant llythrennedd gwybodaeth, er enghraifft.

Beth yw’r prif heriau sydd o’ch blaen?

Mae gennym rai problemau etifeddol i’w datrys o hyd, o ganlyniad i gynnal systemau gwahanol, a hoffem fanteisio hefyd ar rai o nodweddion Alma nad ydym wedi’u rhoi ar waith eto, rhannu adnoddau er enghraifft.  Bydd ein Grŵp Prosiect System Rheoli Llyfrgell yn parhau i gwrdd i ddatblygu’r cynlluniau hyn.

Yn ogystal, rydym yn edrych ymlaen at gydweithio eto â WHELF ar rai cynigion diddorol sy’n cael eu datblygu ym maes Parth Rhwydwaith Alma a gwasanaethau a rennir.

Unrhyw beth arall i’w ychwanegu?

Mae wedi bod yn brofiad gwobrwyol gweithio gyda chydweithwyr newydd, yn fewnol ac yn allanol, fel rhan o’r prosiect.  Bu staff llyfrgelloedd ar draws campysau gwahanol PCYDD yn gallu cydweithio ar y prosiect a, thrwy WHELF, rydym wedi cael cyfle i rannu ein profiadau a dysgu gan eraill.