Cydweithredu yw’r nod…

Yr ail mewn cyfres o gyfweliadau blog byr ag arweinwyr prosiect mewn sefydliadau WHELF sydd eisoes wedi rhoi’r System Rheoli Llyfrgell (LMS) a rennir a Discovery-Alma a Primo ar waith:

Kloos Christiane 2012Christiane Kloos ym Mhrifysgol Aberystwyth

Dywedwch wrthym am Brifysgol Aberystwyth a’r Gwasanaeth Llyfrgell
Sefydlwyd Prifysgol Aberystwyth ym 1872 gyda 26 myfyriwr a thri aelod staff addysgu yn yr Hen Goleg ar lan y môr (gweler http://www.aber.ac.uk/cy/university/history/). Yn 2014 roedd tua 9835 o fyfyrwyr a 940 o aelodau staff academaidd gan y Brifysgol (gweler https://m.hesa.ac.uk/uk-he-stats/?p=institution&y=14/15&l=A&n=2) sydd bellach wedi ymestyn i leoliadau eraill yn y dref a’r tu allan iddi.

Darperir gwasanaethau llyfrgell mewn lleoliad canolog yn bennaf, yn Llyfrgell Hugh Owen ar gampws Penglais; ar hyn o bryd mae gennym 3 llyfrgell gangen a storfa oddi ar y safle.

Beth oedd y system a etifeddwyd gennych a beth sydd gennych ar hyn o bryd?

Ar ddechrau’r prosiect hwn, roedd gennym gyfres o gynhyrchion ExLibris: Voyager (ers 1999), SFX (2007), Metalib (2008), Analyzer (2009), Primo (2012).

Un o’r prif ysgogwyr i ni oedd y posibilrwydd o gael system rheoli llyfrgell a allai ymdopi â phrosesau gwaith ar gyfer deunyddiau argraffedig ac electronig, yn ogystal â lleihau nifer y systemau roedd angen i ni eu cynnal a’u cadw a’u hintegreiddio. Roeddem eisoes yn defnyddio Primo fel yr unig ryngwyneb ar gyfer ein defnyddwyr, gan gasglu holl ffynonellau amrywiol cofnodion mewn un lle.

Roedd Aberystwyth yn rhan o’r grŵp cyntaf i roi Alma ar waith, felly roedd gennym amserlen dynn ac ychydig iawn o amser i baratoi ymlaen llaw. Dechreuodd y prosiect i roi’r system ar waith ym mis Ionawr 2015 a chawsom ein fersiwn gyntaf (at ddibenion mewnol yn unig) o Alma ym mis Mawrth 2015. Ar ôl cyfnod prysur o hyfforddi, profi, ffurfweddu a llawer iawn o gyfarfodydd, aethom yn fyw ym mis Gorffennaf 2015.

Mae ein penderfyniad i danysgrifio i’r blwch tywod premiwm ar gyfer Alma eisoes wedi dwyn ffrwyth, oherwydd bod unrhyw brofi yn y blwch tywod yn adlewyrchu’r sefyllfa yn y system gynhyrchu yn llawer mwy realistig – rhywbeth roeddem bob amser yn gweld ei eisiau yn Voyager nad oedd yn cynnig yr opsiwn hwn. Ar y llaw arall, ar gyfer Primo, y blwch tywod ‘normal’ yn unig sydd gennym gyda rhan yn unig o ddata Alma wedi’i llwytho.

Beth rydych chi wedi’i ddysgu o’r broses?

Er nad oedd gennym amser i oedi a meddwl oherwydd yr amserlen dynn, mewn llawer o ffyrdd, roedd hyn yn fendith. Fel mae’n digwydd, mae llawer o’r gwaith cywiro data a glanhau data diangen yn llawer haws ac yn gynt yn Alma nag y byddai wedi bod yn yr hen systemau. Mae’n gwneud synnwyr hefyd i ganolbwyntio ar gywiro data sy’n ymddangos yn ‘rhyfedd’ yn Alma a’r system Primo newydd – rhywbeth nad oes modd ei wneud cyn gweld eich data yn y system newydd.

Beth yw’r manteision?

Y prif fantais hyd yn hyn yw’r cydweithio llawer agosach â sefydliadau eraill yng Nghymru. Mae offer cydweithredu, megis Basecamp a Yammer, wedi galluogi staff i gysylltu â chydweithwyr mewn sefydliadau eraill a rhannu eu harbenigedd yn ogystal â dysgu gan eraill a chymharu nodiadau.

O safbwynt gweinyddu’r system, bydd unrhyw amser segur yn effeithio ar bawb yn y consortiwm, felly gallwn hysbysu cymorth ExLibris a sefydliadau WHELF eraill yn ddi-oed.collaboration

Beth yw’r prif heriau sydd o’ch blaen?

Bydd rhaid i ni resymoli ein prosesau gwaith ac ystyried llifoedd gwaith eto. Wrth roi’r system ar waith ac ar ddiwedd y broses, buom yn trefnu pethau i’w galluogi i weithio ond, wrth i ni ymgyfarwyddo â’r system, hoffem sicrhau ein bod yn manteisio i’r eithaf ar holl swyddogaethau Alma.

Yn y consortiwm, bydd angen datblygu strategaeth ar gyfer meysydd gwahanol, lle gallwn wella rhannu a chydweithredu er mwyn manteisio i’r eithaf ar y system a rennir.

Unrhyw beth arall i’w ychwanegu?

Er ei fod yn boenus ar adegau, yn rhyfedd iawn, roedd rhoi’r system ar waith yn brofiad pleserus: darparodd reswm i bobl yn ein llyfrgell gydweithio ar brosiect gwahanol a newydd, yn unol ag amserlen dynn, a chynigodd gyfle i gysylltu a chydweithio â staff mewn sefydliadau eraill yng Nghymru.