Gweithredu yn y LlGC

Mae LlGC yn agored i’r cyhoedd, gyda mynediad at yr ystafelloedd darllen ar gael i ddefnyddwyr cofrestredig dros 16 oed. Gellir cofrestru i gael mynediad at ein adnoddau ar-lein yma: (https://psr.llgc.org.uk/psr/psr/register/cy/personal), ac ar hyn o bryd mae gennym tua 19,000 o ddefnyddwyr cofrestredig.

Beth oedd y system a etifeddwyd gennych a beth sydd gennych ar hyn o bryd?

Darparwyd ein LMS gan VTLS, sef Virtua ar gyfer y prif ffwythiannau LMS a’r iPortal ar gyfer darganfod, er ychwanegwyd at hyn o 2010 ymlaen gydag Aquabrowser fel y prif teclyn darganfod, a Summon ar gyfer mynediad at ein adnoddau electronig. Gweithredwyd Virtua yn 2006/7, ac ar y pryd rhoddwyd llawer o ymdrech i gyfuno nifer o gronfeydd a setiau data amrywiol er mwyn creu un catalog yn seiliedig ar MARC. Roedd hyn yn fudd mawr i ni wrth fudo i’r system WHELF gan mai un system yn unig oedd rhaid ei mudo, oedd yn cynnwys ein holl gofnodion ar gyfer ein casgliadau print ac unigryw. Roedd systemau VTLS oll wedi’u cynnal yn fewnol. Roedd gennym hefyd nifer o ddatblygiadau wedi’i teilwra ar ein cyfer fel rhan o Virtua, yn arbennig ar gyfer catalogio deunydd archifol a ffilm, ac ar gyfer cylchrediad staciau caëdig.

Bellach mae gennym Alma fel ein prif LMS, AtoM (Access to Memory) fel system ar gyfer catalogio a darparu mynediad at ddeunydd archifol, a Primo fel ein prif porth darganfod a mynediad ar gyfer holl ddeunydd LlGC, ffisegol, electronig a digidol.

Disgrifiwch eich proses gweithredu

Yn wreiddiol roedd LlGC yn rhan o Gohort 3, ond fe brynwyd VTLS gan Innovative yng nghanol 2014, ac ar ôl ystyried goblygiadau’r newid hwnnw yn nhermau cynnal ein system, oedd eisoes yn dangos ei hoedran, penderfynom symud i Gohort 1 (gyda diolch mawr i Fangor am alluogi hyn!). Wnaeth hyn amharu rhywfaint ar ein paratoadau mwy na thebyg. Dechreuwyd ar y gwaith yn syth ym mis Ionawr 2015, ond roedd gennym amserlen weithredu hirach na’r partneriaid eraill, gyda’n dyddiad mynd-yn-fyw ym mis Tachwedd. Rhoddodd ar amserlen hirach yma amser i ni gyfieithu Alma a Primo i’r Gymraeg (30,000+ o dermau), ac i weithio trwy rhai o’n gofynion mwyaf cymhleth yn ymwneud ag integreiddio digidol ac adnau cyfreithiol, yn ogystal â gosod, cyflunio a gweithredu ein system archifau newydd mewn pryd ar gyfer symud ein prif system.

Roedd tîm y prosiect yn grŵp traws-adrannol, gydag unigolion yn cymryd y baich o arwain ar fudo, cyflenwi a Primo, archifau, derbyn, catalogio a thasgau TG-aidd fel awdurdodi ac integreiddio. Wnaeth staff ar draws y Llyfrgell gynorthwyo i brofi data, a wnaeth nifer hefyd darparu cymorth amhrisiadwy gyda’r gwaith hyfforddi a dogfennu. Roedd y cyfluniad cyflenwi yn her sylweddol er mwyn sicrhau bod modd i ni gwrdd â gofynion ein darllenwyr o fewn amgylchedd staciau-caeëdig, felly cynhaliwyd nifer o gyfarfodydd a sesiynau hyfforddi gyda’r adran Gwasanaethau Darllenwyr trwy gydol y gweithredu.

Cafwyd nifer o brosesau llwytho data prawf cyn y mudo ‘cutover’ terfynol ar ddiwedd mis Hydref, cyn i Alma fynd yn fyw i’r staff ar y 5ed Tachwedd. Wnaeth y newid i Primo cymryd mwy o amser nag a disgwyliwyd oherwydd problemau wrth ddad-dyblygu rhwng ein ffynonellau data, felly aeth y catalog yn fyw i’r cyhoedd ar y 6ed Rhagfyr.

Roedd ein cydweithwyr yn Cohort 1 yn gymwynasgar iawn yn ystod ein cyfnod gweithredu. Am eu bod wedi mynd trwy’r broses yn barod, roedd modd i ni droi atynt gydag unrhyw cwestiynau penodol ar ffwythiannau neu sut wnaethant gosod eu llifau gwaith. Roedd Aberystwyth yn ddigon caredig i’n gwahodd i rhai o’i cyfarfodydd gweithredu gydag Ex Libris, ac roedd hynny wedi ein paratoi yn dda ar gyfer ein cyfarfodydd ni gyda’r cwmni yn ddiweddarach.

Beth rydych chi wedi’i ddysgu o’r broses?

Yn sicr wnaethom ddysgu i ymlacio ychydig yn fwy ac i rhannu mwy o’r broses gyda’n cydweithwyr. Roedd ein proses gweithredu system blaenorol wedi digwydd dros gyfnod hir oherwydd cymhlethdod y mudo data, ac felly roedd digonedd o amser i ddod yn gyfarwydd â’r system er mwyn darparu cyngor a hyfforddiant awdurdodol i’r staff. I ddechrau wnaethon ni drio gwneud yr un peth yma, ond roedd yr amserlen gweithredu yn drech na ni, a bu rhaid i ni ddibynnu ar nifer o’n cydweithwyr wrth iddynt gymryd cyfrifoldeb am brofi llifau gwaith a chynnal sesiynau hyfforddi. Er gwaetha’r teimlad ein bod ni heb baratoi digon, roedd y prosesau gwelthredu a mynd yn fyw yn weddol di-boen (wrth gwrs cafwyd rhai broblemau, ond dim byd na allwn ni oresgyn gyda chymorth Ex Libris), ac rydym wedi elwa o gael staff o unedau ac adrannau ar draws y Llyfrgell i gymryd perchnogaeth o’r ardaloedd ffwythiannol perthnasol. Mae hyn yn ddatrysiad mwy cynaladwy i’r dyfodol hefyd, gan bod mwy na ddigon o waith arall gan yr uned systemau i gymryd lle’r tasgau datrys problemau a hyfforddi sylfaenol!

Beth yw’r manteision?

O’i gymharu gyda’r broses caffael blaenorol am system rheoli llyfrgell yn 2005, roedd bod yn rhan o’r consortiwm yn brofiad llawer mwy hawdd. Roedd hi’n bleser gweld faint oedd gennym oll yn gyffredin yn ystod y broses casglu gofynion.

Rydym bellach wedi bod yn fyw ers ryw 5 mis, ac un o’r buddion sydd wedi dod i’r amlwg yn barod yw’r uwchraddiadau awtomataidd. Ar systemau blaenorol roedd hyn yn broses roedd yn gofyn am lawer o amser a gwaith, ac felly roeddwn fel arfer yn uwchraddio tua unwaith pob blwyddyn. Ond ers mynd yn fyw rydym wedi cael 5 uwchraddiad heb lawer o broblemau, os o gwbl. Rydym newydd gwblhau’r prosesu diwedd blwyddyn hefyd gan bod ein blwyddyn ariannol yn rhedeg o Ebrill i Ebrill, ac roedd hyn tipyn haws nag oedd arfer bod.

Mae symud at system wedi’i chynnal yn allanol yn lle mewnol yn fudd allweddol arall i ni, o safbwynt amser staff a chostau cynnal. Hyd yn hyn mae’r tîm Cynnal wedi bod yn gyflym ac yn ddefnyddiol wrth ddadansoddi a datrys unrhyw broblemau sydd wedi codi.

Beth yw’r prif heriau sydd o’ch blaen?

Fel uned Systemau fyddwn yn ymchwilio i’r ffwythiannau llwytho a diweddaru mewn bats sydd ar gael yn Alma, er mwyn chwilio am ddulliau awtomataidd o uwchraddio cofnodion o ffynonellau allanol. Byddwn hefyd yn edrych i atgyfodi trefniadau cyhoeddi cofnodion gyda nifer o gatalogau undebol. Byddwn hefyd yn cynnal adolygiad o lifau gwaith a gwasanaethau dros y misoedd i ddod – ar ôl dilyn cyngor Ex Libris i gadw pethau’n syml yn ystod y gweithredu, byddwn yn edrych am gyfleoedd i wella nawr bod gennym ddealltwriaeth gwell o’r system a sut mae’r staff yn gweithio gyda hi.

Gydag aelodau eraill y consortiwm rydym yn edrych ymlaen at chwilio am y buddion posibl o gael catalog wedi’i rhannu. Mae’n her cyffrous fydd yn sicr yn golygu llawer o waith dros y misoedd a blynyddoedd i ddod, ond fydd gobeithio yn dod â buddion i’r holl sefydliadau a’i defnyddwyr.

Unrhyw beth arall i’w ychwanegu?

Dim ond i adleisio’r hyn y mae ein cydweithwyr cohort 1 eisoes wedi codi. Mae wedi bod yn gyfnod prysur iawn, ac rydym wedi bod o dan straen ar adegau, ond mae’r canlyniadau wedi dod â budd i’r cyhoedd a’r staff sy’n defnyddio’r system i ddarganfod a defnyddio ein hadnoddau, gyda’r atborth cychwynnol yn gadarnhaol.