System a rhyngwyneb unedig ar gyfer Prifysgol De Cymru

Y trydydd mewn cyfres o gyfweliadau blog byr ag arweinwyr prosiect mewn sefydliadau WHELF sydd eisoes wedi rhoi’r System Rheoli Llyfrgell (LMS) a rennir a Discovery-Alma a Primo ar waith:

Bernadette Ryan ym Mhrifysgol De Cymru

Dywedwch ychydig wrthym am Brifysgol De Cymru a’r Gwasanaeth Llyfrgell

Prifysgol De Cymru yw prifysgol fwyaf Cymru, ac ymysg y rhai mwyaf yn y DU a chanddi bron 30,000 o fyfyrwyr, 1,900 o staff academaidd a 1,500 o staff cynorthwyol.

Mae Prifysgol De Cymru yn sefydliad newydd a grëwyd yn 2013 drwy uno Prifysgol Morgannwg a Phrifysgol Cymru, Casnewydd. Mae’r brifysgol yn dal i ymsefydlu ei hun ar ôl y broses uno, gan adrefnu ei haddysgu, ei hymchwil a’i hystâd. Mae Prifysgol De Cymru’n rhoi’r pwyslais ar addysgu galwedigaethol ac ymchwil cymhwysol.

Ar hyn o bryd, mae Prifysgol De Cymru yn gweithredu ar draws 5 safle: Trefforest a Glyn-taf ym Mhontypridd, safle yng Nghaerdydd a champysau’r Ddinas a Chaerleon yng Nghasnewydd. Mae’r Gwasanaethau Llyfrgell yn cefnogi 5 llyfrgell campws ar draws y safleoedd.

Buddsoddwyd £170 miliwn yn y campysau dros y 7 mlynedd diwethaf. Mae buddsoddi’n parhau i gefnogi’r broses barhaus o adlinio’r campysau, yn enwedig campysau Caerdydd a Chasnewydd.

Yn dilyn y broses uno, cafodd Gwasanaethau Llyfrgell eu cyfuno â Gwasanaethau Myfyrwyr. Yn dilyn ailstrwythuro mwy diweddar, mae Gwasanaethau Llyfrgell bellach yn rhan o Wasanaethau Dysgu, sy’n cynnwys Gyrfaoedd a Chyflogadwyedd a Chymorth Myfyrwyr a Sgiliau Astudio. Pennaeth Gwasanaethau Dysgu yw ein Cyfarwyddwr newydd, Emma Anderson.

Beth oedd y system a etifeddwyd gennych a beth sydd gennych ar hyn o bryd?

O ganlyniad i’r broses uno, etifeddodd Gwasanaethau Llyfrgell 2 system rheoli llyfrgell.

Roedd y safleoedd yn Nhrefforest, Glyn-taf, Caerdydd a Choleg Merthyr Tudful (sy’n rhannu ein system rheoli llyfrgell) yn defnyddio Capita Alto gyda Capita Prism 3 ar gyfer darganfod a Talis Aspire ar gyfer rheoli rhestrau darllen i fyfyrwyr Prifysgol De Cymru. Roeddem yn rheoli ein caledwedd ein hun ar y safle yn achos Alto ond roedd y gwasanaethau Prism ac Aspire yn cael eu cynnal o bell gan Capita.

Yng Nghasnewydd, roedd gennym Sirsi Dynix, Symphony at ddibenion system rheoli llyfrgell a darganfod. Roedd yr holl wasanaethau’n cael eu cynnal gan Sirsi Dynix.

Tan i ni allu symud i system sengl, doedd dim modd i ni gynnig gwasanaeth unedig i fyfyrwyr ar y 5 campws. Ni waeth beth oedd cynlluniau WHELF, roedd angen i Brifysgol De Cymru newid ei system rheoli llyfrgell ar frys. Yn y cyfamser, rhoddwyd Primo ar waith gennym fel ein system ddarganfod pen blaen i ganiatáu i ni gyfuno ein hadnoddau electronig a chynnig rhyngwyneb sengl i fyfyrwyr a staff at ddiben darganfod adnoddau electronig.

Yn ffodus i ni, roedd amseru Consortiwm System Rheoli Llyfrgell WHELF yn berffaith. Ond roedd yn hanfodol i ni fod yn rhan o Garfan 1. Byddai wedi bod yn anodd i ni gyfiawnhau oedi ymhellach wrth roi system sengl ar waith er mwyn cynnig cydraddoldeb o ran gwasanaeth a phrofiad i holl fyfyrwyr Prifysgol De Cymru.

Bellach, mae gennym Ex Libris Alma ar gyfer caffael, rheoli adnoddau a benthyciadau. Mae Primo gennym o hyd fel ein haen darganfod. Mae’r ddau’n cael eu cynnal ar weinyddwyr oddi ar y safle, felly does dim rhaid i ni boeni am galedwedd. Mae Talis Aspire wedi cael ei integreiddio â Primo ac, o’r diwedd, gallwn ei roi ar waith yn y sefydliad cyfan ar gyfer myfyrwyr Prifysgol De Cymru. Roeddem eisoes yn defnyddio Primo cyn Consortiwm WHELF, felly rydym wedi estyn ein contract Primo Total Care

timingDisgrifiwch eich proses weithredu

Dechreuodd ein proses weithredu ar ddechrau mis Ionawr 2015 ac aeth y system yn fyw ar 28 Gorffennaf 2015.

Fel y gellid disgwyl, roedd rheoli’r broses o gyfuno 2 set o ddata’n peri pryder mawr. Roedd gennym bryderon ynghylch golwg y data yn Alma a Primo, cofnodion dyblyg, gwahaniaethau rhwng safonau catalogio ynghyd â phroblemau parhaus gyda data a etifeddwyd. Er ein bod wedi dechrau mynd i’r afael â hyn, mae’n her barhaus.

Roedd dilysu’n faes pryder arall i ni. Mae Coleg Merthyr Tudful yn parhau i rannu ein system rheoli llyfrgell. Roedd yr angen i ni wahanu dilysiad Shibboleth ar gyfer Prifysgol De Cymru a Choleg Merthyr Tudful, er mwyn rhoi mynediad i gasgliadau gwahanol, yn gymhlethdod mawr yn Alma a Primo. Cafodd hyn ei ddatrys ond cymerodd amser i ddod o hyd i ateb derbyniol.

O ran rheoli’r broses o roi’r system ar waith, roedd sawl her ynghlwm wrth fod yn rhan o Garfan 1. Roedd gennym dîm prosiect bach, a oedd yn cynnwys ein 2 Bennaeth Cynorthwyol, 2 Lyfrgellydd Cynorthwyol sydd â’r wybodaeth fwyaf helaeth o Alto neu Symphony, y Rheolwr Cronfeydd Data (rheoli adnoddau electronig, catalogio a chaffael) a fi fel Rheolwr Prosiect a Rheolwr Systemau a Gwasanaethau Cyhoeddus. Cawsom gyfarfodydd rheolaidd i adrodd am gynnydd ac i godi problemau.

Roeddem yn cyfathrebu â staff y llyfrgelloedd drwy gylchlythyr ac e-bost. Ar adegau, roedd yn anodd gwneud hyn yn gyson, oherwydd llwyth gwaith, a gallem fod wedi’i wneud yn fwy rheolaidd. Yn ddelfrydol, dylem fod wedi cynnal cyfarfodydd wyneb yn wyneb â’r staff ehangach i ategu hyn.

Roeddwn i’n gyfrifol am gynnydd beunyddiol y prosiect, ar y cyd â dau gydweithiwr, Wayne Morris, ein Rheolwr Cronfeydd Data, a Nick Roberts, Llyfrgellydd Cynorthwyol ar fy nhîm. Rhyngom, llwyddwyd i fodloni dyddiadau cau cynllun y prosiect. Yn ogystal, buom yn trefnu ac yn rheoli’r holl grwpiau adolygu proses a oedd yn gyfrifol am adolygu prosesau busnes a sefydlu rhai newydd gan ddefnyddio nodweddion Alma.

Roedd cyfuno systemau a phrosesau’n anodd iawn, nid yn unig oherwydd y 2 system rheoli llyfrgell, ond hefyd o ganlyniad i’r ddaearyddiaeth a nifer y safleoedd. Roedd pethau syml fel trefnu cyfarfodydd y grwpiau adolygu proses y gallai pawb eu mynychu yn dasg anodd ar draws pum safle hyd at 30 milltir oddi wrth ei gilydd. Mae adolygu’r broses a hyfforddiant yn barhaus, ac nid yw’n hawdd cynnal yr ymrwymiad hwn.

Beth rydych chi wedi’i ddysgu o’r broses?

Pe byddem yn gwneud hyn eto, byddem yn sicrhau ein bod yn cynnwys mwy o amser er mwyn astudio ein data a sut byddai’n ymddangos i ddefnyddwyr. Mae sefydliadau eraill wedi sôn am hyn ac, i’r rhai a oedd yn rhan o Garfan 1, roedd rhaid i ni dderbyn y diffyg amser rhwng llofnodi’r contract a dechrau’r broses weithredu er mwyn bod yn rhan o Garfan 1.

Mae neilltuo amser ar gyfer hyfforddiant ar ôl rhoi’r system ar waith yn hanfodol. Pan fydd y system ar waith, nid yw parhau i weithio fel arfer yn dderbyniol – mae’n rhaid darparu lle ac amser i gydweithwyr allu atgyfnerthu a datblygu eu gwybodaeth o system newydd. Mae angen cefnogi hyn am gryn amser ar ôl rhoi’r system ar waith.

Beth yw’r manteision?

I Brifysgol De Cymru, mae cyflwyno system sengl ar gyfer staff, myfyrwyr ac academyddion wedi cynnig mantais enfawr. O’r diwedd, mae pawb ar yr un system ac mae gennym ryngwyneb cyffredin ar gyfer cwsmeriaid!! Yn ogystal â chaniatáu i ni ailystyried prosesau a gweithdrefnau, mae Alma wedi rhoi cyfle hollbwysig i ni eu huno.

Mae hyn wedi cynnig nifer o fanteision o ran rheoli a chaffael adnoddau. Mae cael pob fformat yn yr un rhyngwyneb wedi ein galluogi i reoli cofnodion catalog yn well ac rydym yn derbyn adnoddau’n gynt. Yn y dyfodol agos, gobeithiwn y gallwn anfon anfonebau’n uniongyrchol i’r system gyllid a gallu cyflwyno ceisiadau i wefannau cyflenwyr a chael anfonebau wedi’u lanlwytho i Alma.

Beth yw’r prif heriau sydd o’ch blaen?

Mae gennym broblemau gyda data o hyd, yn enwedig o ran cofnodion dyblyg. Gwyddom y bydd yn cymryd amser i ddatrys y problemau hyn, ond mae’n gwella ac mae Alma yn darparu nodweddion da iawn i gefnogi’r gwaith hwn.

Bydd yr heriau mawr ar lefel consortiwm. Mae’n gyffrous iawn cyrraedd y cam lle gellir gweld potensial y consortiwm, ond bydd rhai rhwystrau anodd i’w goresgyn. Mae cytuno ar safonau ac egwyddorion cyffredinol i ganiatáu gweithgareddau megis benthyca rhwng sefydliadau a rhannu catalogio’n nodau y gellir eu cyflawni ond yn faterion cymhleth.

Unrhyw beth arall i’w ychwanegu?

Mae wedi bod yn 12 mis heriol iawn. Ond, mae gennym ein system newydd, ac rydym wedi gwneud cynnydd go iawn yn y 6 mis ers ei rhoi ar waith. Mae cyfleoedd cyffrous i weithio mewn amgylcheddau cydweithredol o’n blaenau.